‘We krijgen bijna 5.000 gasten over de vloer. Het is een prachtige klus om te doen!’ De horecacommissie van De Toorn van Thunaer oogt relaxed. Er is weliswaar geen mogelijkheid geweest om te oefenen met de catering, maar de commissieleden hebben weinig aan het toeval overgelaten. Vorig najaar zijn de voorbereidingen voor de omvangrijke klus gestart. ‘Hoe kunnen we bijna 5.000 bezoekers – verdeeld over zes avonden – zo gastvrij mogelijk ontvangen en in een kort tijdsbestek van een natje en droogje voorzien?’ Afgelopen week werden de laatste puntjes op de i gezet en mochten we even een kijkje in de keuken nemen. Op tafel ligt een uitgebreid draaiboek, maar eerst even een nadere introductie van de vier commissieleden:
Marissa Steenbergen: opgegroeid in het horecabedrijf van haar ouders in Sleen, HCR Zwols. Marissa is nu de wijnspecialist bij Horeca Groothandel Sligro in Emmen.
Henk Reinders: voorzitter van de stichting Promo Sleen en als zodanig veel kennis van zaken omtrent de organisatie en het facilitieren van evenementen.
André Sijpkes: dieetkok in het Scheper Ziekenhuis in Emmen en ook al jaren bestuurslid van de Stichting Promo Sleen. André speelt daarnaast ook nog mee in de musical, omdat een acteur door ziekte helaas niet beschikbaar is.
Engbert ter Heide: culinair adviseur bij Distrivers Hoogeveen. Voorheen ook kok in diverse functies en tevens bestuurslid van de Stichting Promo Sleen.
Enthousiasmeren
Het viertal had eigenlijk weinig bedenktijd nodig om in te stappen. Engbert ter Heide zegt daarover: ‘We hebben eerst informele gesprekken gevoerd, maar het gevoel was direct goed. We hebben veel respect voor het stichtingsbestuur van Ter Klinke om zoveel mensen te enthousiasmeren en dit project gezamenlijk te dragen. Dat enthousiasme groeit nog iedere dag. Ook een grote pluim voor ‘regelneef’ Gerrit, waarmee het goed, duidelijk en snel communiceren is. Organiseren kost energie, maar dit unieke theaterspektakel levert ook een hoop energie op.’
Tijdwinst
De vier commissieleden zijn al vanaf het najaar 2018 met de voorbereidingen begonnen. “De opdracht was snel geformuleerd: een plan maken om tijdens de pauze van de voorstelling ruim 800 bezoekers in een half uur tijd van een drankje en hapje te voorzien. Dat alles in georganiseerd verband, want de bezoekers moeten vanaf de tribuneplaats naar de afgiftepunten lopen. Dit betekent onder meer dat er duidelijke looplijnen naar de meerdere afhaalpunten moeten worden gemaakt. Door muntverkoop en een eenheidsprijs voor alle consumpties hopen we bij het afrekenen al veel tijdwinst te boeken. Onze vrijwilligers wordengoed geïnstrueerd, zodat iedereen weet wat er tijdens de pauze van de voorstelling verwacht wordt. Dat is voor ons toch echt het moment suprême.’
Over het wel of niet uitbesteden van de catering moest eind vorig jaar al een knoop worden doorgehakt. ‘Stichting Promo Sleen heeft met het organiseren van feestavonden in Sleen de nodige kennis in huis en bovendien hebben we ook met de musical ‘Op de vleugels van de wind’ in 2014 de nodige ervaring opgedaan. Al snel kwam de vraag kwam of we met onze commissie ook de volledige catering van De Toorn van Thunaer voor elkaar zouden kunnen krijgen? Er was eigenlijk weinig twijfel, want die uitdaging zijn we met veel plezier aangegaan.’
Gezonde spanning
De acteurs hebben de nodige repetities achter de rug; maar de commissieleden van de horeca hebben geen mogelijkheid gehad om proef te draaien. ‘Er is zeker sprake van gezonde spanning’, glimlacht Engbert, ‘maar we hebben er alle vertrouwen in dat het goed gaat komen. Net als de vrijwilligers bij andere commissies van De Toorn van Thunaer kijkt iedereen er naar uit om mee te mogen werken aan dit prachtige project. De try-out voorstelling zal ook voor ons een echte try-out zijn. Aan de hand van de ervaringen kunnen we – indien nodig – voor de echte voorstellingen nog wat aanpassingen doen.’
After-party
Voorafgaande en na afloop van de voorstelling zal het naar verwachting minder druk zijn en de bezoekers worden dan in de horecatent van harte uitgenodigd om in een informele sfeer met elkaar nog even na te kaarten. ‘We verwachten dat ook een aantal acteurs en muzikanten in de horecatent zal aanschuiven en met de bezoekers ervaringen willen delen. Een ongedwongen after-party dus.’
Pauze voorstelling grootste uitdaging
De grootste uitdaging is klip en klaar: de catering in de pauze. Terwijl de acteurs even op adem kunnen komen, zijn in de horecatenten alle handjes nodig om de ruim 800 bezoekers in amper dertig minuten van koffie, thee en frisdrank te voorzien. ‘We moeten dan snel handelen, maar we proberen toch vooral gastvrij te zijn.’ Een ander belangrijk aandachtspunt is de verzorging van alle vrijwilligers, die voor het merendeel al vanaf een uur of vier in de middag aanwezig zijn en tot middernacht aan het werk zijn. ‘Denk bijvoorbeeld aan de productieleiding, verkeersregelaars, grime, geluid, licht en techniek en vele anderen. Al deze vrijwilligers kunnen rekenen op de juiste verzorging van eten en drinken.Dat geldt uiteraard ook voor de vrijwilligers die niet in de buurt van de horecatent hun werk doen.’
Nutsvoorzieningen
Cruciaal onderdeel vormen ook de nutsvoorzieningen, die speciaal voor de voorstelling moeten worden aangelegd. ‘Op de locatie is helemaal niets: water moet aangevoerd worden, elektra moet opgewekt worden en de afvoer van afvalwater zal via septic tanks plaatsvinden. Tsja, als daar iets uitvalt hebben we een probleem. Gelukkig staat er in ieder geval een generator op reserve en kunnen de aan- en afvoerfrequenties verhoogd worden’, schetst Engbert de voorzorgsmaatregelen
Speciale Thunaer-koek
De catering zal ook op gepaste wijze inhaken op het middeleeuws schouwspel. ‘Bakkerij Schepers uit Sleen heeft ter ere van De Toorn van Thunaer een speciale koek gebakken en daar komt een schildje van Thunaer boven op. Deze serveren we bij de koffie en thee en zit bij de prijs inbegrepen. In de pauze wordt ook nog een ambachtelijke warme rookworst verkocht. Na afloop van de voorstelling kan men tijdens de after-party in de horecatent nog een borrelhapje kopen. We schenken frisdrank en zwak alcoholische dranken, waaronder wijnen, bier en mixdrankjes. Vers gezette koffie en thee met koek wordt in op een speciaal uitgiftepunt geserveerd.’
Vele honderden liters koffie en frisdranken….
Als we het in aantallen moeten vertalen? ‘Een grove schatting gerekend in liters denken we per avond 100 tot 120 liter koffie en een 80 liter thee te schenken. Afhankelijk van de weersomstandigheden 150 tot 200 liter bier, 300 tot 350 liter frisdrank / water en een niet in te schatten hoeveelheid wijn en mixdrankjes’, zo verwacht Engbert.
Muntverkoop
De muntverkoop is direct bij de kaartcontrole en bij de entree voor mindervaliden. De muntjes kosten twee euro per stuk en kunnen met pin afgerekend worden. Ook tijdens de pauze of na de voorstelling zijn er nog muntjes te koop direct naast de tent. In principe kost elke consumptie (warm of koud) één muntje.
Sligro
In het blad Slim van de Sligro stond een artikel over werknemers met een ‘vakantiebaantje’. In het blad een artikel van Marissa Steenbergen over De Toorn van Thunaer, met de titel: ‘na vijf voorstellingen waarschijnlijk total-loss’.
Bij de groepsfoto:
Marissa Steenbergen, Henk Reinders, André Sijpkes en Engbert ter Heide van de horecacommissie van De Toorn van Thunaer laten niets aan toeval over. (Foto: Diddy ter Heide)